Braucht Ihr Betrieb überhaupt eine Instandhaltungssoftware?
Nicht jeder Betrieb braucht sofort eine Software. Eine gut geführte Excel-Liste reicht, solange der Bestand klein ist, eine Person sie pflegt und keine Prüfpflichten daran hängen. Für den Einstieg gibt es unsere kostenlose Wartungsplan Vorlage.
Eine Software lohnt sich, wenn mindestens eines dieser Signale zutrifft:
- Mehrere Personen pflegen dieselbe Liste, und niemand weiß, welche Version gilt.
- Überfällige Wartungen fallen erst auf, wenn ein Betriebsmittel stillsteht.
- Bei einer Begehung oder einem Audit werden Nachweise aus verschiedenen Ordnern zusammengesucht.
- Wartung und Prüfung am selben Gerät laufen in getrennten Listen und an verschiedenen Tagen.
- Mängel aus Prüfungen werden gemeldet, aber niemand verfolgt, ob sie behoben wurden.
CMMS, Wartungsplaner oder integrierte Lösung?
Am Markt gibt es grob drei Arten von Systemen. Welche passt, hängt weniger von der Größe des Betriebs ab als davon, wer die Instandhaltung verantwortet.
| Systemart | Stärken | Grenzen | Passt zu |
|---|---|---|---|
| Wartungsplaner | Schneller Einstieg, Termine und Erinnerungen | Wenig Struktur, Prüfpflichten meist getrennt | Kleinen Beständen mit wenigen Verantwortlichen |
| CMMS oder EAM | Großer Funktionsumfang, Lagerwirtschaft, Budgetplanung, oft Sensordaten | Hoher Einführungsaufwand, Arbeitsschutz meist Zusatzmodul | Betrieben mit eigener Instandhaltungsabteilung |
| Instandhaltung und Arbeitsschutz integriert | Wartung, Prüfung, Reparatur und Nachweise am selben Betriebsmittel | Keine Lagerwirtschaft oder zustandsorientierte Instandhaltung | Betrieben, in denen Werkstatt oder Betriebsleitung beides verantwortet |
Acht Kriterien für den Vergleich
1. Datenmodell für Betriebsmittel
Prüfen Sie, wie die Software Ihren Bestand abbildet. Gut ist ein Modell, in dem Vorgaben wie Wartungsintervalle, Prüfnormen und Dokumente einmal an einer Kategorie oder einem Typ hinterlegt werden und für alle zugehörigen Betriebsmittel gelten. Sonst pflegen Sie dieselbe Information hundertfach.
2. Wartungsplanung nach Zeit und Nutzung
Viele Herstellervorgaben richten sich nach Betriebsstunden, nicht nach dem Kalender. Die Software sollte beides können und nach einer erledigten Wartung den nächsten Termin selbst berechnen.
3. Prüfpflichten und Nachweise
Für Arbeitsmittel gelten Prüfpflichten nach Betriebssicherheitsverordnung und DGUV. Klären Sie, ob Prüffristen, Checklisten und Prüfprotokolle im selben System laufen wie die Wartung oder ob Sie dafür ein zweites Werkzeug brauchen. Wichtig ist auch, ob abgeschlossene Prüfungen nachträglich verändert werden können.
4. Mobile Nutzung vor Ort
Wartung und Prüfung finden an der Maschine statt, nicht am Schreibtisch. Die App sollte Betriebsmittel per Scan öffnen, Fotos aufnehmen und auch dort funktionieren, wo kein Netz ist, etwa im Keller oder in einer Halle mit schlechtem Empfang.
5. Kennzeichnung
Ohne eindeutige Kennzeichnung wird jede Software zur Suchmaschine. Fragen Sie, welche Codes unterstützt werden, etwa QR-Code, Barcode, RFID oder NFC, und ob vorhandene Inventarnummern weiter nutzbar sind. Wie Sie Betriebsmittel kennzeichnen, zeigt der Beitrag Arbeitsmittel richtig kennzeichnen.
6. Import und Einführungsaufwand
Der größte Aufwand liegt fast immer in den Stammdaten. Eine gute Lösung übernimmt vorhandene Listen per Import und macht fehlerhafte Importe rückgängig. Fragen Sie auch, wer bei der Einrichtung hilft und wie lange es typischerweise bis zum Produktivstart dauert. Eine saubere Ausgangsliste erstellen Sie mit der Inventarliste Vorlage.
7. Standorte, Rollen und Rechte
Wer mehrere Standorte, Baustellen oder Abteilungen hat, braucht eine frei definierbare Struktur und Rechte, die festlegen, wer welchen Bereich sieht und wer Prüfungen abschließen darf.
8. Kosten und Vertrag
Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis. Wichtig sind das Lizenzmodell, also je Nutzer, je Betriebsmittel oder als Paket, die Vertragslaufzeit, die Kosten der Einführung und die Frage, wie Sie Ihre Daten bei einer Kündigung vollständig exportieren. Dazu gehören Angaben zum Hosting und zum Datenschutz.
So läuft eine gute Auswahl ab
- Anforderungen sammeln: Werkstatt, Arbeitssicherheit und Geschäftsführung gemeinsam an einen Tisch. Was muss die Software können, was wäre schön?
- Vorauswahl treffen: Drei bis vier Anbieter anhand der acht Kriterien vergleichen.
- Demo mit eigenen Fällen: Keine Standardpräsentation, sondern zwei oder drei typische Abläufe aus Ihrem Betrieb durchspielen.
- Pilot starten: Mit einem Standort oder einer Gruppe von Betriebsmitteln beginnen und nach einigen Wochen bewerten.
- Entscheiden und ausrollen: Erst wenn der Pilot trägt, den ganzen Bestand übernehmen.
Fragen für die Demo
- Wie lege ich ein Wartungsintervall für alle Maschinen eines Typs auf einmal an?
- Was passiert, wenn bei einer Prüfung ein Mangel festgestellt wird?
- Kann ich eine abgeschlossene Prüfung nachträglich ändern?
- Wie finde ich bei einer Begehung alle Nachweise zu einem Betriebsmittel?
- Wie funktioniert die App ohne Netz?
- Wie bekomme ich meine bestehende Excel-Liste ins System?
- Was kostet die Lösung im ersten Jahr einschließlich Einführung?
Typische Fehler bei der Auswahl
- Zu groß gekauft: Ein umfangreiches CMMS, dessen Funktionen niemand nutzt, weil die Pflege zu aufwendig ist.
- Prüfpflichten vergessen: Die Wartung ist digital, die UVV-Prüfung läuft weiter auf Papier.
- Stammdaten unterschätzt: Die Software ist gekauft, aber der Bestand ist nach Monaten noch nicht vollständig erfasst.
- Ohne die Nutzenden entschieden: Wer vor Ort prüft und wartet, muss die App im Alltag akzeptieren.
Wo tagIDeasy passt
tagIDeasy ist eine Instandhaltungssoftware für Betriebsmittel, die Wartung, Reparatur und UVV-Prüfung am selben Betriebsmittel zusammenführt. Sie passt zu Betrieben ohne eigene EHS-Abteilung, in denen Werkstatt oder Betriebsleitung Instandhaltung und Arbeitssicherheit gemeinsam verantworten. Wer Lagerwirtschaft, Budgetplanung oder zustandsorientierte Instandhaltung auf Basis von Sensordaten braucht, ist mit einem spezialisierten CMMS besser bedient.
Was tagIDeasy kostet, zeigt die Preisseite. Wie Wartungspläne in der Praxis funktionieren, erklärt die Seite zur Wartungssoftware.