Instandhaltungssoftware für KMU: Wartung, Reparatur und Prüfung am selben Betriebsmittel

Was ist eine Instandhaltungssoftware?

Eine Instandhaltungssoftware plant, steuert und dokumentiert die Instandhaltung von Maschinen, Anlagen, Fahrzeugen und Geräten. Fachleute sprechen auch von einem CMMS (Computerized Maintenance Management System) oder einem IPS, einem Instandhaltungsplanungs- und Steuerungssystem. Einfachere Lösungen, die vor allem Termine verwalten, heißen oft Wartungsplaner oder Wartungssoftware.

Zu den typischen Aufgaben gehören Wartungspläne mit Intervallen, Wartungs- und Reparaturaufträge, Ersatzteile am Auftrag, die Historie je Betriebsmittel und Auswertungen zu Kosten. Was viele Systeme nicht abdecken, sind die Prüfpflichten aus dem Arbeitsschutz am selben Betriebsmittel. Genau hier setzt tagIDeasy an.

Das Problem: zwei Welten, ein Betriebsmittel

In vielen Betrieben führt die Werkstatt die Instandhaltung in einem System, einer Excel-Liste oder auf Papier. Die Arbeitssicherheit führt die Prüffristen woanders. Beide arbeiten am selben Stapler, am selben Tor, an derselben Maschine, aber keiner sieht, was der andere weiß. Die Folgen kennt fast jeder Betrieb.

• Ein Mangel aus der UVV-Prüfung landet nie als Reparatur in der Werkstatt.
• Nach einer Reparatur weiß niemand, ob eine erneute Prüfung fällig ist.
• Wartung und Prüfung am selben Gerät werden an zwei verschiedenen Tagen erledigt.
• Bei der Begehung liegen die Nachweise in drei verschiedenen Ablagen.

In tagIDeasy wird ein Mangel aus der Prüfung direkt zum Reparaturauftrag. Bis zur Behebung ist das Betriebsmittel für alle sichtbar als nicht einsatzbereit gekennzeichnet. Erst nach dokumentierter Reparatur und bestandener Prüfung ist es wieder freigegeben. Warum diese Übergabe ohne gemeinsames System so oft scheitert, beschreibt der Beitrag zur Übergabe zwischen Instandhaltung und Arbeitssicherheit .

Funktionen der Instandhaltungssoftware tagIDeasy

Wartungspläne nach Zeit oder Betriebsstunden

Intervall und Umfang einmal an Kategorie oder Artikel hinterlegen. Alle passenden Betriebsmittel übernehmen den Plan, Termine entstehen automatisch, und beim Abschluss einer Wartung legt tagIDeasy den Folgeauftrag an. Mehr dazu auf der Seite zur Wartungssoftware .

Wartungen dokumentieren, mit Ersatzteilen und Kosten

Jede durchgeführte Wartung mit Datum, ausführender Person, Bemerkungen, verwendeten Ersatzteilen und Kosten.

Mängel melden und Reparaturen steuern

Mitarbeitende scannen den Code am Betriebsmittel, fotografieren den Mangel und senden die Meldung ab. Daraus wird ein Reparaturauftrag mit Status, bis die Behebung mit Fotos, Ersatzteilen und Kosten nachgewiesen ist. Mehr dazu unter Mängel- und Reparaturmanagement.

UVV-Prüfungen im selben System

Prüffristen, Checklisten und Prüfprotokolle am selben Betriebsmittel. Mängel aus der Prüfung werden direkt zur Reparatur, und Wartung und Prüfung lassen sich auf einen Termin legen. Mehr dazu unter UVV-Prüfung Software.

Aufträge für Ihr Team

Wartungen, Reparaturen und Prüfungen lassen sich zu Aufträgen bündeln, mit ausführender Person, Termin und Status. Ihr Team arbeitet die Liste Stück für Stück ab.

Mobile App, auch ohne Netz

Prüfen, Mängel melden und dokumentieren direkt am Betriebsmittel, per QR-Code oder RFID-Tag. Die Mobile App funktioniert auch dort, wo kein Netz ist.

Anlagen mit vielen Komponenten

Die Struktur ist frei definierbar. Eine Anlage lässt sich als eigene Ebene abbilden und jede Komponente als Betriebsmittel mit eigenem Wartungsplan. So bleibt jede Fälligkeit einzeln sichtbar.

Historie, Kosten und Auswertungen je Betriebsmittel

Alles läuft am Betriebsmittel zusammen. Stammdaten, Wartungen, Reparaturen, Ersatzteile, Kosten, Prüfungen und Gefährdungsbeurteilung liegen in einer Akte. Grundlage ist die Betriebsmittelverwaltung. Fällige und überfällige Vorgänge zeigen Berichte und Dashboard.

tagIDeasy im Vergleich zu Excel und klassischem CMMS

Instandhaltungsmanagement nach DIN 31051: vier Maßnahmen, ein Betriebsmittel

Die DIN 31051 teilt die Instandhaltung in vier Grundmaßnahmen, nämlich Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Instandhaltungsmanagement heißt, diese Maßnahmen zu planen, zu steuern und nachzuweisen. So bilden Sie sie in tagIDeasy ab.

Welche Instandhaltungsstrategie passt?

Reaktive Instandhaltung repariert erst nach dem Ausfall. Vorbeugende Instandhaltung arbeitet mit festen Intervallen nach Zeit oder Betriebsstunden. Zustandsorientierte Instandhaltung nutzt Messwerte und Sensordaten. Die meisten Betriebe ohne eigene Instandhaltungsabteilung kombinieren die ersten beiden, also feste Intervalle für wichtige Betriebsmittel und Reparatur nach Bedarf für den Rest. Genau dafür ist tagIDeasy gebaut. Für zustandsorientierte Instandhaltung auf Basis von Sensordaten ist ein spezialisiertes System die bessere Wahl. Wie Sie entscheiden, welche Strategie für welches Betriebsmittel sinnvoll ist, zeigt der Beitrag zur zuverlässigkeitsorientierten Instandhaltung .

Instandhaltungsplanung: Instandhaltungsplan in fünf Schritten

1. Bestand erfassen. Welche Betriebsmittel gibt es, wo stehen sie, wer ist verantwortlich? Ein guter Start ist die kostenlose Inventarliste Vorlage.
2. Vorgaben sammeln. Herstellerangaben aus der Betriebsanleitung und gesetzliche Prüfpflichten. Orientierung gibt die Prüffristen-Tabelle.
3. Maßnahmen und Intervalle festlegen. Je Betriebsmittel oder Typ, nach Zeit oder Betriebsstunden.
4. Zuständigkeiten klären. Wer führt durch, wer prüft, wer gibt frei?
5. Durchführen, dokumentieren, nachschärfen. Häufen sich Mängel an einem Typ, wird das Intervall angepasst.

Der Wartungsplan ist der Teil des Instandhaltungsplans, der die wiederkehrenden Wartungen enthält. Für den Einstieg mit Excel gibt es die kostenlose Wartungsplan Vorlage. In tagIDeasy hinterlegen Sie Intervalle und Prüfnormen einmal je Kategorie oder Artikel, und aus dem Plan werden Termine und Aufträge.

Was kostet die Instandhaltungssoftware?

Der Preis richtet sich nach der Zahl Ihrer Betriebsmittel, nicht nach der Zahl der Nutzenden. Die Basis enthält Betriebsmittelstamm, Prüfmanagement, Mobile App, Checklisten und Berichte. Wartung, Reparatur und Ersatzteile kommen als Modul Instandhaltung dazu. Für bis zu 1.000 Betriebsmittel kostet beides zusammen 99 Euro im Monat netto bei monatlicher Zahlung, bei jährlicher Zahlung sind es 10 Prozent weniger. Die Software wird in Deutschland gehostet. Alle Stufen und das Komplettpaket mit Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung finden Sie auf der Preisseite.

Für wen tagIDeasy passt, und für wen nicht

tagIDeasy passt zu kleinen und mittleren Betrieben, in denen Werkstatt, Betriebsleitung oder Geschäftsführung Instandhaltung und Arbeitssicherheit gemeinsam verantworten und keine eigene EHS-Abteilung haben. Typisch sind viele Betriebsmittel, von Staplern über Maschinen bis zu Leitern und Anschlagmitteln. Beispiele aus der Praxis finden Sie unter Maschinen- und Anlagenbau.

Wer eine große Instandhaltungsabteilung mit Lagerwirtschaft, Budgetplanung oder zustandsorientierter Instandhaltung auf Basis von Sensordaten steuert, ist mit einem spezialisierten CMMS besser bedient. tagIDeasy ist bewusst schlanker und setzt dort an, wo diese Systeme aufhören, bei den Prüf- und Nachweispflichten am selben Betriebsmittel.

Sie vergleichen gerade mehrere Anbieter? Der Ratgeber Instandhaltungssoftware vergleichen mit acht Auswahlkriterien hilft bei Anforderungen, Demo-Fragen und typischen Fehlern.

So starten Sie

1. Bestand übernehmen. Betriebsmittel per Excel-Import oder direkt in der App anlegen.
2. Pläne hinterlegen. Wartungsintervalle und Prüfnormen einmal je Kategorie festlegen.
3. Kennzeichnen. QR-Code oder RFID-Tag an jedes Betriebsmittel.
4. Loslegen. Aufträge abarbeiten, Nachweise entstehen automatisch.

Wie die Einführung im Detail abläuft, zeigt die Seite zur Einführung. Hintergrund zur Verbindung beider Welten liefert das Whitepaper Zwei Welten, ein Betriebsmittel.