Wartungsplan Vorlage: Wartungsplan erstellen mit Excel

Der Hersteller gibt die Wartung für jede Maschine vor, aber in 50 verschiedenen Anleitungen. Die Vorlage führt alle Aufgaben in einem Plan zusammen, mit Intervallen nach Zeit oder Betriebsstunden, und zeigt per Ampel, was fällig ist. Kostenlos als Excel, mit Wartungsnachweis und Anleitung.

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Das steckt in der Vorlage

Wartungsplan: eine Zeile pro Aufgabe, mit Betriebsmittel, Art der Maßnahme, Quelle, Zuständigkeit und letzter Durchführung.
Zeit und Betriebsstunden: Gibt der Hersteller beides an, etwa 12 Monate oder 500 Stunden, gilt, was zuerst erreicht wird.
Automatische Fälligkeit: Nächster Termin und Terminstatus rechnen sich selbst. Fehlen Angaben, meldet die Datei „Daten prüfen“ statt einer grünen Anzeige.
Erstfälligkeit: Auch neue Aufgaben ohne bisherige Wartung bekommen einen ersten Termin.
Wartungsnachweis: wer wann was gemacht hat, verknüpft über die Aufgaben-ID, mit Befund, Ersatzteilen und behobenen Mängeln.
Anleitung: in fünf Schritten zum Wartungsplan, mit den Begriffen nach DIN 31051 und dem rechtlichen Rahmen.

Beispiel

Wartungsplan Beispiel: Intervall, Termin und Status

Betriebsmittel	Aufgabe	Intervall	Letzte Durchführung	Nächste Fälligkeit	Status
Maschine A	Aufgabe laut Betriebsanleitung	6 Monate	15.04.2026	15.10.2026	bald fällig
Maschine B	Verschleißteil tauschen	12 Monate oder 500 h	01.03.2026 bei 1.200 h	bei 1.700 h, Stand 1.720 h	fällig
Maschine C	Sichtkontrolle	4 Wochen	22.09.2026	20.10.2026	derzeit nicht fällig

Ausgedachte Werte zur Veranschaulichung. Maßgeblich sind die Angaben des Herstellers und Ihre Gefährdungsbeurteilung.

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Wartungsplan mit automatischer Fälligkeit nach Zeit und Betriebsstunden, Datenprüfung, Wartungsnachweis und Anleitung in einer Excel-Datei.

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Wartungsplan erstellen in fünf Schritten

Betriebsmittel erfassen. Maschinen, Anlagen und Geräte mit Inventarnummer und Standort auflisten. Wer noch kein Verzeichnis hat, beginnt mit Betriebsmitteln mit sicherheitsrelevanten Gefährdungen, offenen Mängeln oder fälligen Maßnahmen und nimmt danach die übrigen nach Nutzung und Ausfallfolgen auf.
Herstellerangaben übernehmen. Im Kapitel Wartung oder Instandhaltung der Betriebsanleitung steht, was in welchem Intervall zu tun ist. Jede Aufgabe bekommt eine eigene Zeile mit Aufgaben-ID, als Quelle Dokument, Ausgabe und Abschnitt.
Lücken schließen. Fehlen Unterlagen, etwa bei älteren Maschinen oder Eigenbauten, zuerst beim Hersteller anfragen. Verbleibende Lücken bewerten fachkundige Personen anhand der Gefährdungsbeurteilung, der Einsatzbedingungen und gesicherter technischer Informationen. Begründung und Freigabe festhalten.
Zuständigkeit festlegen. Instandhaltung dürfen nur fachkundige, beauftragte und unterwiesene Beschäftigte oder geeignete Fachfirmen ausführen. Jede Aufgabe bekommt eine Person oder Firma.
Durchführen und nachweisen. Vor der Arbeit die Sicherungsmaßnahmen nach Gefährdungsbeurteilung umsetzen, etwa gegen unbeabsichtigtes Anlaufen. Jede Durchführung im Wartungsnachweis festhalten und erst nach vollständiger Erledigung Datum und Zählerstand im Plan übernehmen.

Kommt der Wartungsplan nicht vom Hersteller?

Die Aufgaben und Intervalle schon, einen Wartungsplan für den Betrieb aber nicht. Der Hersteller liefert je Maschine eine Betriebsanleitung. Welche Wartung diese Woche im ganzen Betrieb fällig ist, wer sie macht und ob sie erledigt wurde, steht in keiner davon. Dazu kommen Maschinen ohne Anleitung, Eigenbauten und umgebaute Anlagen, für die der Betrieb selbst festlegen muss, was zu tun ist.

Die Verantwortung liegt ohnehin beim Betrieb: Nach § 10 BetrSichV muss der Arbeitgeber Arbeitsmittel so instand halten, dass sie während der gesamten Verwendungsdauer sicher bleiben. Die Herstellerangaben sind dabei zu berücksichtigen, die Maßnahmen sind auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung sicher durchzuführen. Näher beschreibt das die TRBS 1112 „Instandhaltung“.

Wartung, Inspektion und Prüfung

Nach DIN 31051 und TRBS 1112 ist Instandhaltung der Oberbegriff für Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Wartung verlangsamt die Abnutzung, etwa durch Reinigen, Schmieren und Nachstellen. Inspektion stellt den Zustand fest, Instandsetzung stellt ihn wieder her, geplant oder nach einer Störung. Davon zu trennen sind die wiederkehrenden Prüfungen nach BetrSichV und DGUV, bei denen eine zur Prüfung befähigte Person die Sicherheit beurteilt. Eine Wartung ersetzt keine vorgeschriebene Prüfung. Die Fristen dafür stehen in der Prüffristen-Tabelle, mehr zu Wartungsarten und -strategien im Ratgeber Gerätewartung.

Wenn die Liste zu lang wird

Eine Excel-Liste zeigt nur den zuletzt eingetragenen Stand und erinnert nicht von selbst. Die Wartungssoftware von tagIDeasy hinterlegt das Intervall einmal am Artikel, erzeugt die Aufträge selbst und legt Nachweise und Ersatzteile am Betriebsmittel ab, zusammen mit den UVV-Prüfungen am selben Bestand. Ihre Betriebsmittel übernehmen Sie per Excel-Import.

Weitere Vorlagen

Häufige Fragen zum Wartungsplan

Ist ein Wartungsplan Pflicht?

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. § 10 BetrSichV verpflichtet den Arbeitgeber aber, Arbeitsmittel so instand zu halten, dass sie während der gesamten Verwendungsdauer sicher bleiben, und dabei die Herstellerangaben zu berücksichtigen. Ein Wartungsplan ist der praktische Weg, das zu organisieren und im Zweifel zu belegen.

Was gehört in einen Wartungsplan?

Je Betriebsmittel die einzelnen Wartungsaufgaben, das Intervall nach Zeit oder Betriebsstunden, die Quelle des Intervalls, die zuständige Person oder Firma, die letzte Durchführung und der nächste Termin. Dazu ein Nachweis, wer wann was gemacht und welche Ersatzteile eingesetzt hat.

Wie oft muss gewartet werden?

So, wie es der Hersteller in der Betriebsanleitung vorgibt. Fehlen Angaben, legt der Betrieb die Intervalle selbst fest, auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung, der Einsatzbedingungen und der bisherigen Erfahrungen. Bei starker Beanspruchung kann ein kürzeres Intervall nötig sein.

Muss die Wartung dokumentiert werden?

Welche Aufzeichnungen erforderlich sind, richtet sich nach den anwendbaren Vorschriften und betrieblichen oder vertraglichen Vorgaben. Ein nachvollziehbarer Nachweis hilft, durchgeführte Maßnahmen darzulegen, belegt aber nicht allein die Erfüllung aller Pflichten. Für Garantieansprüche können Wartungsnachweise relevant sein, entscheidend sind die Garantiebedingungen. Dafür enthält die Vorlage das Blatt Wartungsnachweis.

Ersetzt die Wartung die UVV-Prüfung?

Nein. Wartung und vorgeschriebene Prüfungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Wiederkehrende Prüfungen nach BetrSichV und DGUV Vorschriften führt eine zur Prüfung befähigte Person durch. Beides kann organisatorisch verbunden werden, muss aber jeweils eindeutig geplant und nachgewiesen sein. Richtwerte für Prüffristen stehen in der Prüffristen-Tabelle.

Wartungen, die sich selbst melden

Sehen Sie in einer kurzen Demo, wie tagIDeasy Wartung und Prüfung am selben Betriebsmittel organisiert.

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