Übertragung von Unternehmerpflichten: Vorlage kostenlos als Word

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Das steckt in der Vorlage

• Angaben zu Unternehmen, übertragender und beauftragter Person sowie eine aufgabenbezogene Eignungsprüfung.
• Verantwortungsbereich als Tabelle mit Beispielzeilen, etwa für Leitern und Tritte an einem Standort.
• Pflichten und Befugnisse zum Ankreuzen, von der Organisation wiederkehrender Prüfungen bis zum Recht, ein Betriebsmittel der Benutzung zu entziehen. Dazu eine Aufgabenmatrix, die je Pflicht festlegt, wer ausführt und wer entscheidet.
• Kontrollvereinbarung mit Rhythmus, Form und Inhalt der Berichte.
• Unterschriften beider Seiten und Bestätigung, dass die beauftragte Person eine Ausfertigung erhalten hat.

Was ist die Übertragung von Unternehmerpflichten?

Für den Arbeitsschutz ist zuerst die Unternehmensleitung verantwortlich. Sie kann Aufgaben aber weitergeben. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG darf sie zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen, ihre Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen. § 13 DGUV Vorschrift 1 regelt dasselbe für die Pflichten aus den Unfallverhütungsvorschriften.

Die beauftragte Person übernimmt damit in ihrem Bereich Pflichten, die sonst bei der Unternehmensleitung liegen. Sie handelt selbstständig und ist für ihren Bereich auch selbst verantwortlich.

Wann Sie eine Pflichtenübertragung brauchen

In einem kleinen Betrieb erledigt die Geschäftsführung vieles selbst. Mit mehreren Standorten, Schichten oder vielen Betriebsmitteln geht das nicht mehr. Dann braucht jeder Bereich eine Person, die sich kümmert. Typisch sind Werkstatt- und Lagerleitungen, Meisterinnen und Meister oder Schichtleitungen.

Führungskräfte haben schon durch ihre Stellung Verantwortung für ihre Beschäftigten. Eine gesonderte Übertragung brauchen Sie vor allem für Pflichten, die darüber hinausgehen. Etwa wenn die Lagerleitung zusätzlich die wiederkehrenden Prüfungen aller Regale und Leitern organisieren soll. Zur Klarstellung ist eine schriftliche Übertragung aber auch sonst sinnvoll.

Was in der Übertragung stehen muss

• Schriftform. Eine mündliche Absprache reicht nicht.
• Bestimmtheit. Verantwortungsbereich und Pflichten sind klar abgegrenzt, nach Betriebsmitteln, Tätigkeiten und Standorten. Allgemeine Formeln genügen nicht.
• Befugnisse. Wer Verantwortung trägt, braucht die Mittel dazu. Dazu gehören Budget, Weisungsrecht und das Recht, ein unsicheres Betriebsmittel der Benutzung zu entziehen.
• Unterschrift. Die beauftragte Person unterzeichnet die Übertragung.
• Aushändigung. Die beauftragte Person erhält eine Ausfertigung.

Nach der DGUV Regel 100-001 gehören außerdem Art und Umfang der Pflichten, Schnittstellen zu anderen Verantwortlichen und ein Anspruch auf Fortbildung in die Übertragung. Das Bundesverwaltungsgericht hat 2016 entschieden, dass die Übertragung hinreichend bestimmt sein muss und die Fachkunde bezogen auf die Aufgabe schon bei der Beauftragung vorliegen muss. Eine spätere Schulung ersetzt sie nicht.

Prüforganisation ist nicht Prüfdurchführung

Wer Prüfungen organisiert, sorgt für Prüfplan, Beauftragung, Nachweise und die Verfolgung von Mängeln. Die Prüfung selbst führt eine zur Prüfung befähigte Person nach § 2 Abs. 6 BetrSichV durch. Ihre Anforderungen beschreibt die TRBS 1203. Bei der Prüfung ist sie fachlich weisungsfrei.

Beides kann dieselbe Person sein, muss es aber nicht. Die Vorlage trennt deshalb die Pflichten. Eine eigene technische Prüfung ist nur umfasst, wenn sie ausdrücklich beauftragt ist und die Qualifikation vorliegt. In der Aufgabenmatrix legen Sie für jede Pflicht fest, ob die Person selbst ausführt oder organisiert und überwacht, wer entscheidet und welche Befugnisse dazugehören.

Soll eine Person nur zuarbeiten, ohne eigene Entscheidungen zu treffen, brauchen Sie keine Pflichtenübertragung. Dann genügt eine normale Aufgabenbeschreibung.

Was bei der Unternehmensleitung bleibt

Wer Pflichten überträgt, wird nicht frei von Verantwortung. Die Unternehmensleitung bleibt insbesondere für die oberste Auswahl, Organisation und Kontrolle verantwortlich.

1. Auswahl. Sie prüft vorher, ob die Person für die konkreten Aufgaben zuverlässig und fachkundig ist.
2. Organisation. Sie sorgt für eine geeignete Aufgabenverteilung und stellt die erforderlichen Mittel bereit.
3. Kontrolle. Sie überwacht, ob die übertragenen Pflichten wahrgenommen werden. Stichproben sind dabei das Mindestmaß und keine Obergrenze.

Nicht übertragene Pflichten bleiben bei den dafür verantwortlichen Personen. Pflichten, die schon aus einer Leitungsfunktion folgen, bestehen unabhängig von der Übertragung fort.

Wie das in der Praxis aussieht und wer UVV-Prüfungen durchführen darf, lesen Sie im Beitrag Wer darf UVV-Prüfungen durchführen und wer ist verantwortlich?

Typische Fehler

• Die Übertragung nennt pauschal „alle Aufgaben im Arbeitsschutz“ statt eines klaren Bereichs.
• Pflichten werden übertragen, Befugnisse nicht. Ohne Budget und Stilllegungsrecht bleibt die Aufgabe unerfüllbar.
• Prüforganisation und technische Prüfung werden vermischt, sodass unklar bleibt, wer was tut.
• Die beauftragte Person hat nicht unterschrieben oder keine Ausfertigung erhalten.
• Niemand hat vorher geprüft, ob die Person für die Aufgabe fachkundig ist. Eine geplante Schulung ersetzt die fehlende Fachkunde nicht.
• Nach der Unterschrift findet keine Kontrolle mehr statt.
• Die Übertragung wird nach einem Stellenwechsel oder einer Umorganisation nicht angepasst. Eine Nachfolge übernimmt die Pflichten nicht allein durch ihre Benennung.

Kontrolle nachweisbar machen

Die Kontrollpflicht ist in der Praxis der schwächste Punkt. Mit der Software für die UVV-Prüfung von tagIDeasy hat jedes Betriebsmittel eine verantwortliche Person und jede Prüfung eine Frist. Überfällige Prüfungen erscheinen im Dashboard. So sieht die Unternehmensleitung auf einen Blick, ob die übertragenen Aufgaben erledigt werden.

Weitere Vorlagen

• Prüffristen-Tabelle mit Prüfplan
• Inventarliste Vorlage (Arbeitsmittelkataster)
• Sicherheitsunterweisung Vorlagen

Quellen

• § 13 Arbeitsschutzgesetz, Verantwortliche Personen
• DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, § 13 Pflichtenübertragung
• DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“, Ausgabe Juni 2025, Abschnitt 2.12
• Bundesverwaltungsgericht, Urteil vom 23.06.2016, Az. 2 C 18.15
• § 2 BetrSichV, Begriffsbestimmungen (zur Prüfung befähigte Person)
• BG BAU, Baustein „Pflichtenübertragung“ mit Muster

Diese Seite und die Vorlage ersetzen keine Rechtsberatung. Prüfen Sie im Zweifel die aktuelle Fassung der Vorschriften.