Whitepaper · 14 Seiten · PDF · kostenlos
Mehr Service, weniger Papierkram
Digitale Prozesse für Dienstleister im Bereich Arbeitssicherheit
Das erfahren Sie im Whitepaper
- Sie wissen, wo manuelle Prüfverwaltung Zeit und Geld kostet – und ab welcher Kundenzahl es kippt.
- Sie kennen die vier Funktionen, die ein digitales System für Dienstleister leisten muss: zentrale Verwaltung, Auftragsplanung, Kundenzugang, Nachverfolgbarkeit.
- Sie können einschätzen, was Beobachter-Zugänge für Kunden im Tagesgeschäft verändern – bei Rückfragen, Nachweisen und Fristen.
- Sie sehen, wie sich Kundenstrukturen, Inventare und Prüfhistorien in einer Plattform abbilden lassen.
Die Ausgangslage
Manuelle Prozesse skalieren nicht
Schätzungsweise über 60 Prozent der Dienstleister in der Arbeitssicherheit verwalten Prüfungen mit Excel oder auf Papier. Daten werden mehrfach eingegeben und zwischen Dateien abgeglichen, Prüfberichte manuell erstellt und verschickt. Je Prüfung entstehen so bis zu 30 Prozent zusätzlicher Zeitaufwand für Dokumentation und Nachverfolgung – und mit jedem Kunden mehr.
Kunden erwarten Zugang, nicht Anrufe
Ohne digitale Lösung fragen Kunden nach: Wurde geprüft, welche Geräte sind betroffen, wann ist die nächste Fälligkeit? Jede Frage ist eine Abstimmung, die Zeit kostet. 80 Prozent der Unternehmen bevorzugen Dienstleister mit digitalen Prüfberichten und Echtzeit-Zugriff – ein Auswahlkriterium, nicht nur ein Komfort.
Vier Anforderungen an ein digitales System für Prüfdienstleister
Auszug aus dem Whitepaper: was ein System leisten muss und welches Problem es damit löst.
| Anforderung | Was sie leistet | Welches Problem sie löst |
|---|---|---|
| Zentrale Verwaltung | Alle Kunden, deren Strukturen, Arbeits- und Betriebsmittel, Prüftermine und Nachweise an einem Ort | Mehrfacheingaben, Abgleich zwischen Listen, verlorene Dokumente |
| Integrierte Auftragsplanung | Aufträge je Kunde, orientiert an Fristen; Inventare gebündelt prüfen; Vorlagen für wiederkehrende Prüfungen | Übersehene Fälligkeiten, unstrukturierte Prüftage |
| Direkter Kundenzugang | Beobachter-Accounts mit Lesezugriff auf Inventare, Prüfzeugnisse und Historie – in Echtzeit | Rückfragen per Telefon und E-Mail, manueller Versand von Berichten |
| Lückenlose Nachverfolgbarkeit | Jede Prüfung revisionssicher mit Datum, Prüfer und Ergebnis; Änderungen automatisch dokumentiert | Fehlende Nachweise gegenüber Kunden, Behörden und Auditoren |
Wie das konkret aussieht: tagIDeasy für Prüfdienstleister
Der Weg in drei Schritten
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Kunden und Inventare zentral anlegen
Kundenprofile mit Standorten, Abteilungen und Niederlassungen. Kategorien, Eigenschaften und Artikel einmal als Stammdaten hinterlegen und für jeden Kunden nutzen. Prüffristen berechnet das System aus Prüfnorm und Intervall.
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Aufträge planen und vor Ort abarbeiten
Aufträge direkt für Kunden erstellen, Inventare im Auftrag bündeln, Listen für anstehende und erledigte Prüfungen exportieren. Bewährte Aufträge als Vorlage speichern und wiederverwenden.
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Kunden selbst nachsehen lassen
Unbegrenzt Beobachter-Accounts je Kunde, jeder sieht nur seine Datensätze. Prüfzeugnisse und Berichte drucken Kunden selbst; Ergebnisse sind sofort nach der Prüfung sichtbar.
Blick ins Whitepaper
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Seite 2 Ausgangssituation in Zahlen -
Seite 7 Kundenorientierung -
Seite 9 Anforderungen an ein System -
Seite 12 Direkter Kundenzugang
Die fünf Kapitel
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Ausgangssituation: Die Branche im Wandel
Warum Dienstleister in der Arbeitssicherheit bei der Digitalisierung hinterherhinken und was das an Kosten und Wettbewerbsfähigkeit bedeutet.
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Herausforderungen im Alltag
Manuelle Prozesse und fehlende Integration, Verwaltung vieler Kundeninventare, Dokumentation und Nachweisführung gegenüber Kunden, Behörden und Auditoren.
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Kundenorientierung als Erfolgsfaktor
Strukturierte, transparente Prozesse, weniger administrativer Aufwand, proaktive Betreuung – und was ein Beobachter-Account mit Lesezugriff für den Kunden bedeutet.
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Umsetzung: Anforderungen an ein digitales System
Zentrale Verwaltung, integrierte Auftragsplanung, direkter Kundenzugang und lückenlose Nachverfolgbarkeit – die vier Funktionen, die ein System leisten muss.
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So arbeitet tagIDeasy für Dienstleister
Kundenprofile und Strukturen, Stammdaten und Prüfnormen, Aufträge und Vorlagen, unbegrenzte Beobachter-Accounts, revisionssichere Prüfhistorie.
Geschrieben für
- Inhaber und Geschäftsführer von Prüfdienstleistern
- Prüftechniker und befähigte Personen im Außendienst
- Disposition und Innendienst, die Prüfaufträge planen
- Dienstleister, die Kundeninventare mit Excel oder Papier verwalten
Was die Digitalisierung der Arbeitssicherheit bringt
Wie das in der Software aussieht, zeigt die Seite zur UVV-Prüfung mit tagIDeasy.