Warum viele Betriebe mit Excel anfangen
Excel ist in vielen Büros ohnehin vorhanden, und die meisten Leute kommen damit zurecht. Bei einem überschaubaren Bestand und einer klaren Zuständigkeit kann eine gut gepflegte Tabelle gut funktionieren. Wichtig ist nur, dass Termine wirklich überwacht werden und jeder Nachweis eindeutig zu einem Betriebsmittel gehört.
Eine brauchbare Liste hat mehr als nur ein Datum. Diese Spalten haben sich bewährt.
- Inventarnummer, die auch am Gerät steht
- Bezeichnung und Standort
- Prüfart, zum Beispiel UVV-Prüfung oder Elektroprüfung
- Frist und Datum der letzten Prüfung
- Nächster Termin
- Zuständige Person
- Verweis auf das Prüfprotokoll
Hat ein Betriebsmittel mehrere Prüfarten, bekommt jede ihre eigene Zeile. Sonst verdeckt ein gültiger Termin schnell eine andere Prüfung, die längst überfällig ist.
Was die Betriebssicherheitsverordnung verlangt
Womit Sie Ihre Prüfungen organisieren, schreibt die Betriebssicherheitsverordnung nicht vor. Sie verlangt aber, dass Sie Art, Umfang und Fristen der Prüfungen in der Gefährdungsbeurteilung festlegen, dass die Prüfungen stattfinden und dass die Ergebnisse dokumentiert werden. Die Aufzeichnungen müssen Sie nach § 14 BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahren. Für manche Arbeitsmittel, etwa Krane, gelten längere Pflichten.
Eine einfache Liste erinnert nicht von selbst
Die rote Markierung in der Tabelle hilft nur, wenn jemand die Datei öffnet. Ist die zuständige Person drei Wochen im Urlaub oder hat sie das Unternehmen verlassen, schaut oft niemand hinein. Die Fristen laufen trotzdem ab. Erinnerungen lassen sich mit zusätzlichen Automatisierungen nachrüsten. Dann muss aber auch jemand diese Abläufe pflegen und verstehen.
Wenn mehrere Leute an der Liste arbeiten
Wird die Liste per Mail verschickt oder auf dem eigenen Rechner gespeichert, entstehen schnell verschiedene Stände. Eine Datei, die zentral liegt und gemeinsam bearbeitet wird, verhindert das. Trotzdem muss geregelt sein, wer was ändern darf und wer einspringt, wenn die zuständige Person fehlt. Und eine versehentlich überschriebene Formel fällt in einer großen Tabelle oft lange nicht auf.
Die Nachweise liegen woanders
In der Tabelle steht, dass der Stapler im März geprüft wurde. Das Protokoll liegt aber als PDF in einem Ordner, auf Papier im Werkstattbüro oder noch im Postfach des externen Prüfers. Fragt die Berufsgenossenschaft nach oder passiert ein Unfall, beginnt die Suche. Auch eine Excel-Liste braucht deshalb eine feste Ablage und einen eindeutigen Verweis auf jedes Protokoll.
Mängel brauchen eine eigene Historie
Bei einer Prüfung stellt sich heraus, dass die Bremse eines Gabelstaplers nicht zuverlässig greift. Ist die sichere Verwendung dadurch beeinträchtigt, darf der Stapler nach § 5 BetrSichV nicht weiter eingesetzt werden. In einer einfachen Liste steht dann oft nur „Mangel“ in der Bemerkungsspalte. Wer den Stapler gesperrt hat, was repariert wurde und wann er wieder in Betrieb ging, steht nirgends. Genau danach wird nach einem Unfall gefragt.
Besser ist ein eigenes Tabellenblatt für Mängel. Dort steht für jeden Mangel, an welchem Betriebsmittel er festgestellt wurde, was getan wurde, wer zuständig ist und wann er erledigt war. Erledigte Mängel bleiben stehen und werden für die Übersicht nur ausgefiltert. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist.
So holen Sie mehr aus Ihrer Excel-Liste
- Eine zentrale Datei, eine zuständige Person und eine feste Vertretung
- Ein fester Rhythmus, in dem die Liste durchgesehen wird, mit genug Vorlauf, um Prüfer rechtzeitig zu beauftragen
- Für jedes Betriebsmittel eine eindeutige Nummer, die auch am Gerät klebt
- Ein Ordner pro Betriebsmittel für die Protokolle, mit derselben Nummer benannt
- Ein eigenes Blatt für Mängel, in dem nichts gelöscht wird
Als Startpunkt eignet sich unsere kostenlose Prüffristen-Tabelle. Sie gibt Orientierung zu Fristen, Prüfern und Grundlagen für rund 60 Arbeitsmittel und enthält einen Prüfplan, der die nächsten Termine selbst berechnet. Prüfen Sie die Fristen trotzdem für Ihre Einsatzbedingungen. Wird ein Gerät stark beansprucht, kann eine kürzere Frist nötig sein.
Wann es sich lohnt, über eine Software nachzudenken
Keiner der folgenden Punkte zwingt Sie zum Wechsel. Sie sind aber ein guter Anlass, den bisherigen Ablauf kritisch anzuschauen.
- Mehr als eine Person trägt Prüfungen ein.
- Sie haben mehrere Standorte oder Baustellen.
- Sie haben schon einmal eine Frist verpasst und es erst später bemerkt.
- Bei einer Begehung haben Sie Nachweise zusammengesucht.
- Externe Prüfdienstleister schicken Ihnen Protokolle, die Sie selbst ablegen müssen.
- Die Person, die die Liste pflegt, ist die einzige, die sie versteht.
Am Ende zählt, wie viel Zeit die Pflege kostet, wie oft etwas schiefgeht und wie schnell Sie einen Nachweis vorlegen können.
Was eine Software anders macht
Der Unterschied liegt nicht in der Terminberechnung, die schafft auch eine gute Tabelle. Er liegt darin, dass Betriebsmittel, Prüfung, Nachweis und Mängel an einer Stelle zusammenhängen. Mit einer Software für UVV-Prüfungen scannt die prüfende Person das Gerät mit dem Smartphone, arbeitet die Checkliste ab und hängt Fotos an. Das Protokoll liegt danach direkt am Betriebsmittel. In tagIDeasy landet ein festgestellter Mangel direkt in der Reparaturbearbeitung, und abgeschlossene Prüfungen lassen sich nicht mehr verändern. Alle Beteiligten sehen denselben Stand.
Der Abwasserzweckverband Itzgrund hat genau diesen Schritt gemacht. Vorher lagen die Arbeitsmittel in Excel und die Prüfzeugnisse als einzelne PDF-Dateien. Wie die Umstellung lief, zeigt die Fallstudie zum Abwasserzweckverband Itzgrund.
Worauf Sie beim Vergleich verschiedener Lösungen achten sollten, zeigt unser Beitrag UVV-Software auswählen.