Erst klären, was Sie brauchen
Bevor Sie Anbieter anschauen, lohnt ein kurzer Blick nach innen. Wie viele Betriebsmittel haben Sie? Wer prüft, eigene Leute oder externe Dienstleister? Gibt es mehrere Standorte? Und wer soll am Ende sehen, ob alles erledigt ist? Wenn diese Fragen beantwortet sind, fällt die Auswahl deutlich leichter.
Welche Aufgaben eine digitale Prüfverwaltung übernehmen kann, zeigt unsere Übersicht zur Software für UVV-Prüfungen. In diesem Beitrag geht es darum, wie Sie Lösungen für Ihren Betrieb vergleichen. Ob eine Software überhaupt schon nötig ist, beschreibt unser Beitrag zu Prüffristen in Excel.
Acht Kriterien für den Vergleich
1. Festgelegte Prüffristen zuverlässig überwachen
Welche Prüfung ein Betriebsmittel braucht und wie oft, legen Sie in der Gefährdungsbeurteilung fest. Die Software übernimmt danach die Rechenarbeit. Sie hinterlegen das Intervall einmal für eine Gruppe, etwa alle Gabelstapler, und jedes Gerät bekommt seinen nächsten Termin. Für Flurförderzeuge und ihre Anbaugeräte verlangt die DGUV Vorschrift 68 eine Prüfung mindestens einmal im Jahr. Bei starker Beanspruchung kann Ihre Frist kürzer sein.
Achten Sie darauf, dass ein Betriebsmittel mehrere Prüfarten mit eigenen Terminen tragen kann und dass sich Fristen einzeln anpassen lassen. Fragen Sie auch, wer vor einer Fälligkeit erinnert wird und was passiert, wenn ein Termin verstreicht.
2. Checklisten, die zum Gerät passen
Für vergleichbare Geräte und Prüfarten sollten die Prüfpunkte einheitlich hinterlegt sein. Dann prüft jede Person nach demselben Standard. Gleichzeitig muss sich eine Checkliste an Ausstattung und Herstellerangaben anpassen lassen. Hilfreich sind fertige Vorlagen, mit denen Sie starten können. Die Checkliste unterstützt die befähigte Person, sie ersetzt aber nicht deren fachliches Urteil.
3. Nachweise vollständig und nachvollziehbar sichern
Nach einem Unfall zählt, was zum Zeitpunkt der Prüfung festgestellt wurde. Abgeschlossene Prüfungen sollten deshalb nicht unbemerkt geändert werden können. Lassen Sie sich zeigen, wie eine nötige Korrektur dokumentiert wird und ob der ursprüngliche Stand erhalten bleibt. Zum Nachweis gehören nach § 14 BetrSichV unter anderem Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis und der Name der befähigten Person.
4. Eine App, die vor Ort funktioniert
Geprüft wird an der Maschine, im Lager oder auf der Baustelle. Die App sollte Betriebsmittel per QR-Code oder Barcode erkennen und Fotos aufnehmen. Wenn Sie RFID nutzen, klären Sie, welche Tags Ihre Smartphones lesen können und ob ein zusätzliches Lesegerät nötig ist. Wichtig ist auch der Empfang. Im Keller oder in einer Stahlhalle ist er oft schlecht. Spielen Sie in der Demo einen ganzen Prüfauftrag ohne Netz durch, mit Checkliste und Fotos, und schauen Sie, was danach bei der Synchronisation passiert.
5. Mängel bis zum Abschluss verfolgen
Eine Prüfung endet nicht mit dem Protokoll. Für jeden Mangel braucht es eine zuständige Person, eine Maßnahme und einen nachvollziehbaren Abschluss. Das kann eine Reparatur sein, ein Austausch oder die Aussonderung des Geräts. Ist die sichere Verwendung beeinträchtigt, darf das Betriebsmittel bis dahin nicht weiter benutzt werden. Die Software sollte zeigen, welche Geräte gesperrt und welche Mängel noch offen sind. Nach einer Instandsetzung kann vor der nächsten Verwendung außerdem eine erneute Prüfung nötig sein. Auch das sollte sich abbilden lassen.
6. Externe Prüfer einbinden
Viele Betriebe lassen einen Teil der Prüfungen von Dienstleistern machen, etwa die Elektroprüfung oder die Kranprüfung. Klären Sie, ob externe Prüfpersonen direkt im System arbeiten oder ob ihre Ergebnisse importiert werden. Ein hochgeladenes PDF ist noch kein Prüfergebnis, aus dem die Software den nächsten Termin berechnet. Fragen Sie außerdem, was ein externer Zugang sehen und ändern darf.
7. Einführung und Datenübernahme planbar machen
Ein großer Teil der Einführung ist die Übernahme der Stammdaten. Dazu kommen Zuständigkeiten, Kennzeichnung und die Frage, wie die Abläufe im Alltag laufen sollen. Lassen Sie sich den Import mit einem Ausschnitt Ihrer eigenen Liste zeigen. Fragen Sie, ob vorhandene Prüfhistorien und Dokumente übernommen werden und wer Sie in den ersten Wochen unterstützt. Eine saubere Ausgangsliste erstellen Sie mit unserer Vorlage für eine Inventarliste.
8. Die Gesamtkosten vergleichen
Manche Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere nach der Zahl der Betriebsmittel. Welches Modell günstiger ist, hängt von Ihrem Bestand ab und davon, wie viele Leute mit dem System arbeiten. Rechnen Sie deshalb mit Ihren echten Zahlen und denken Sie an Module, App, externe Zugänge, Einführung und Support. Fragen Sie außerdem nach der Vertragslaufzeit und danach, wie Sie bei einer Kündigung alle Daten zurückbekommen, also auch Prüfprotokolle, Anhänge und die Mängelhistorie.
Vor dem Vertrag klären
Bevor Sie unterschreiben, sollten noch ein paar Punkte geklärt sein. Wer darf welche Daten sehen, ändern und löschen? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Wie werden die Daten gesichert und im Notfall wiederhergestellt? Und welchen Support gibt es, wenn etwas nicht funktioniert?
Fragen für die Demo
Lassen Sie sich keine Standardpräsentation zeigen. Spielen Sie Fälle aus Ihrem Betrieb durch.
- Wie hinterlegen wir unsere Prüfintervalle, und wer wird vor einer Fälligkeit erinnert?
- Wie passen wir eine Checkliste an ein Gerät mit anderer Ausstattung an?
- Wie finden wir den Nachweis für ein bestimmtes Gerät, und wie läuft eine Korrektur, ohne dass der alte Stand verloren geht?
- Können wir einen Prüfauftrag mit Fotos ohne Netz bearbeiten und danach sauber synchronisieren?
- Was passiert mit einem Mangel, der die sichere Verwendung beeinträchtigt, und wo sehen wir, dass das Gerät gesperrt ist?
- Wie arbeiten externe Prüfer mit, und was dürfen sie sehen oder ändern?
- Können Sie eine Beispieldatei von uns importieren und zeigen, wie vorhandene Prüfungen zugeordnet werden?
- Was kostet unser Bedarf insgesamt, und wie bekommen wir bei Vertragsende alle Daten zurück?
Wo tagIDeasy einzuordnen ist
tagIDeasy bündelt Betriebsmittel, Prüfungen und Nachweise in einem System. Gedacht ist es vor allem für Betriebe ohne eigene Abteilung für Arbeitssicherheit, daneben gibt es eine eigene Lösung für Prüfdienstleister. Je nach Paket laufen auch Wartung und Reparaturen am selben Betriebsmittel. Abgeschlossene Prüfungen bleiben unveränderlich dokumentiert, und die App arbeitet auch offline. Abgerechnet wird nach der Zahl der Betriebsmittel, interne Nutzer sind unbegrenzt enthalten. Welche Funktionen in welchem Paket stecken, zeigt die Preisübersicht.